EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Definición

Los sistemas de información administrativos controlan y simplifican los procesos administrativos en las pequeñas y medianas empresas permitiendo tener un manejo óptimo de sus negocios además brindan información exacta, oportuna y confiable facilitando la toma de decisiones.

Permite el manejo adecuando de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de general una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado.

Según Murdick , un S.I.A es: "El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información"

Para Bocehino, un S.I.A es: "Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"

Para nosotros, sin embargo, un sistema de información administrativo es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

CARACTERÍSTICAS

v A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

v Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

v Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

v Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

v Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

v Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

v Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

v Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

v Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

v Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

v Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

v Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

COMPONENTES

Todo sistema de información administrativo tiene cuatro componentes básicos, a saber:

1.    Entradas:

Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.

2.    Procesamiento:

Fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.

3.    Salidas:

Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.

4.    Retroalimentación:

Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar qué información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:

A.   Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados.

B.   Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.

C.   Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.

IMPACTO DEL SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

1. Preparación del estudio.

2. Registro de datos.

3. Análisis de los hechos.

4. Desarrollo de la mejor solución.

5. Implantación del nuevo procedimiento.

6. Mantenimiento de los procedimientos.

El sistema de información Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de sistemas de información administrativos ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.

Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo

a.    Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.

b.    Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Los medios de un sistema de información administrativo

Una teleconferencia es una comunicación entre varias personas que se mantiene a distancia a través de diversos dispositivos tecnológicos. Se le llama teleconferencia o videoconferencia a aquella conversación que sucede a través de teléfonos con video, webcams u otros dispositivos a distancia. Existen distintas formas de llevar a cabo una teleconferencia, pero en todos los casos hay un propósito de sortear una distancia en la comunicación, ahorrando tiempo y dinero y permitiendo las mismas comodidades y beneficios que una comunicación cara a cara. También se habla de teleconferencia cuando, independientemente de la inclusión de imágenes de video, hay más de dos participantes conectados en la misma conversación.

Telefax, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida. El documento original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del sistema telefónico. 

Una red  de comunicaciones es un conjunto de medios técnicos que permiten la comunicación a distancia entre equipos autónomos (no jerárquica). Normalmente se trata de transmitir datos, audio y vídeo por ondas electromagnéticas a través de diversos medios de transmisión (aire, vacío, cable de cobre, Cable de fibra óptica).

Una videoconferencia es una comunicación que se establece a través de una red de telecomunicaciones y que implica la transmisión de sonido e imagen. Es decir: dos personas que mantienen una videoconferencia pueden escucharse y mirarse mutuamente a través de una pantalla.

En el ámbito de los negocios, las videoconferencias permiten el desarrollo de reuniones virtuales. Supongamos que una empresa española y una compañía alemana analizan un posible acuerdo comercial. Sus respectivos presidentes, en lugar de viajar y desplazarse para encontrarse, comienzan a mantener una serie de videoconferencias. Finalmente, los directivos logran sellar el acuerdo.

Un video teléfono  es un teléfono IP con pantalla de video y micrófono, capaz de realizar conversaciones de video con otras personas en tiempo real. Para más información, consulta a nuestros ingenieros o personal de ventas en la sección de contacto