EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
Definición
Los
sistemas de información administrativos controlan y simplifican los procesos
administrativos en las pequeñas y medianas empresas permitiendo tener un manejo
óptimo de sus negocios además brindan información exacta, oportuna y confiable
facilitando la toma de decisiones.
Permite
el manejo adecuando de los bienes, funciones e información de una empresa
determinada, con el fin de general una indicación confiable de su situación y
sus operaciones en el mercado.
Según Murdick , un S.I.A es: "El
sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura
los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la
empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de
información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la
información"
Para Bocehino, un S.I.A es: "Los
canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para
análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer
control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"
Para
nosotros, sin embargo, un sistema de información administrativo es la
combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para
manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado
recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la
necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.
De
acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar
los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar
decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma
eficiente y eficaz.
CARACTERÍSTICAS
v A
través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido
a que automatizan tareas operativas de la organización.
v Con
frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
v Son
intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen
ser simples y poco sofisticados.
v Tienen
la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos
sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación
posterior.
v Son
fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
v Comprensibilidad:
Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados
para que el receptor lo interprete debidamente.
v Confiabilidad:
es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde
la fuente y todo el proceso de transmisión.
v Relevancia:
debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del
administrador.
v Integridad:
Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar
decisiones y resolver problemas.
v Concisión:
debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a
un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de
información administrativa.
v Oportunidad:
Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación
del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada
no tiene valor.
v Calidad:
es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un
costo razonable, para su procesamiento y distribución.
COMPONENTES
Todo sistema
de información administrativo tiene cuatro componentes básicos, a saber:
1.
Entradas:
Datos
obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente
porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan
las transacciones.
2.
Procesamiento:
Fase
durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y
archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las
computadoras.
3.
Salidas:
Relatos,
diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase
de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones
estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un
acceso rápido.
4.
Retroalimentación:
Mecanismo
de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar qué
información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con
pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además de estos componentes
básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:
A.
Modelos:
combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan
las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los
resultados.
B.
Tecnología:
Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la
producción y trasmisión de salidas.
C.
Datos
Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que
pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios
en diferentes condiciones.
IMPACTO DEL SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVOS EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Para
llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las
siguientes etapas o pasos:
1.
Preparación del estudio.
2.
Registro de datos.
3.
Análisis de los hechos.
4. Desarrollo
de la mejor solución.
5.
Implantación del nuevo procedimiento.
6.
Mantenimiento de los procedimientos.
El
sistema de información Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia para
el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación
del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aquí es donde el
S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de
calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se
refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un
nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y
cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y
acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los
procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las
actividades realizadas.
PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION
ADMINISTRATIVA
La
administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el
desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear
es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará
y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos
encontramos y dónde queremos estar en el futuro.
Todos
los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación
gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los
recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la
distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El
plan de sistemas de información administrativos ha de formar parte del Plan
Estratégico Administrativo.
Existen
2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo
a.
Enfoque Pasivo: El plan administrativo se
elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b.
Enfoque Proactivo: Se busca un buen
sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y
mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos
humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se
elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
Los medios de un sistema de información administrativo
Una teleconferencia es una comunicación entre varias personas que se mantiene
a distancia a través de diversos dispositivos tecnológicos. Se le llama
teleconferencia o videoconferencia a aquella conversación que sucede a través
de teléfonos con video, webcams u otros dispositivos a distancia. Existen
distintas formas de llevar a cabo una teleconferencia, pero en todos los casos
hay un propósito de sortear una distancia en la comunicación, ahorrando tiempo
y dinero y permitiendo las mismas comodidades y beneficios que una comunicación
cara a cara. También se habla de teleconferencia cuando, independientemente de
la inclusión de imágenes de video, hay más de dos participantes conectados en
la misma conversación.
Telefax, es la transmisión telefónica de material
escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de
teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida. El documento
original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los contenidos
(texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en
un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a
través del sistema telefónico.
Una
red de comunicaciones es un conjunto de medios técnicos
que permiten la comunicación a distancia entre equipos autónomos (no
jerárquica). Normalmente se trata de transmitir
datos, audio y vídeo por ondas electromagnéticas a
través de diversos medios de transmisión (aire, vacío, cable de
cobre, Cable de fibra óptica).
Una videoconferencia es una comunicación que se establece a
través de una red de telecomunicaciones y que implica la transmisión de
sonido e imagen. Es decir: dos personas que mantienen una videoconferencia
pueden escucharse y mirarse mutuamente a través de una pantalla.
En el ámbito de los negocios, las videoconferencias
permiten el desarrollo de reuniones virtuales. Supongamos que una empresa
española y una compañía alemana analizan un posible acuerdo comercial. Sus
respectivos presidentes, en lugar de viajar y desplazarse para encontrarse,
comienzan a mantener una serie de videoconferencias. Finalmente, los directivos
logran sellar el acuerdo.
Un video teléfono es un
teléfono IP con pantalla de video y micrófono, capaz de realizar conversaciones
de video con otras personas en tiempo real. Para más información, consulta a
nuestros ingenieros o personal de ventas en la sección de contacto
